Участие в выставке

Для оформления участия в выставке экспоненту необходимо направить в АО «Экспоцентр» заявку. Прием заявок начинается за один год и завершается, как правило, за четыре месяца до начала выставки.

Стоимость аренды площади разработана с учетом статуса каждой выставки, конфигурации и расположения стендов в павильонах. Стоимость аренды выставочных площадей можно узнать после заполнения онлайн-заявки на участие.

Пакет участника

В пакет участника выставки входят:

• электроосвещение стенда в пределах 100 Вт установленной мощности напряжением 220 В на 1 кв. м арендованной площади;
• ежедневная уборка стенда – производится один раз в день и предполагает чистку коврового покрытия пола пылесосом, очистку корзин для бумаг (уборка производится только при наличии доступа к стенду и в определенное время);
• пропуска для монтажников и проезда автотранспорта на период монтажа / демонтажа (только для проведения погрузочно-разгрузочных работ);
• удостоверения участника выставки;
  Примечание

  Предоставляются из расчета: при площади стенда до 90 кв. м включительно – одно удостоверение на 3 кв. м площади; при площади стенда свыше 90 кв. м – 30 удостоверений плюс по одному удостоверению на каждые 6 кв. м площади, превышающей 90 кв. м.

  «Удостоверение участника выставки» даёт право многократного прохода на территорию ЦВК «Экспоцентр», как в период работы выставки, так и в период монтажа/демонтажа с 8.00 до 20.00.

• бесплатные приглашения для гостей экспонентов;
  Примечание

  Выдаются в Дирекции выставки (строго при 100% оплате аренды).

• публикация информации об экспоненте в Официальном каталоге выставки, а также предоставление одного экземпляра Официального каталога выставки;
• использование онлайн-системы назначения деловых встреч (MatсhMaking);
• возможность рассылки электронных билетов на выставку для клиентов и партнеров;
• участие в семинаре «Эффективное участие в выставках»
  Примечание

  Для экспонентов собственных выставок посещение семинара входит в стоимость участия в выставке!

  Для организаций, не являющихся экспонентами собственных выставок «Экспоцентра», участие в семинаре оплачивается на платной основе.

  В зависимости от количества участников предоставляются особые условия.

После согласования всех условий участия между АО «Экспоцентр» и экспонентом заключается договор (контракт) на участие в выставке, как правило, не позднее, чем за 90 дней до начала монтажа. Неотъемлемой частью договора являются Общие условия участия со всеми приложениями, а также изменениями и дополнениями.

На выставках допускается организация коллективных экспозиций.

Для оперативного решения вопросов подготовки и проведения выставки между АО «Экспоцентр» и экспонентом допускаются заключение договора и передача других документов путем обмена факсимильными сообщениями и электронной почтой с обязательным последующим направлением подлинников указанных документов.

Экспонент оплачивает регистрационный сбор в размере, установленном АО «Экспоцентр» для конкретной выставки. Сбор взимается на общие рекламные и информационные расходы. При отказе от участия в выставке регистрационный сбор возврату не подлежит.

Компании, полностью не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги, не допускаются на монтаж экспозиции.

Закрывающие документы по выставке выдаются в последний день работы выставки в Дирекции. В течение первых двух недель документы хранятся у менеджеров Дирекции, после чего передаются в Экономический отдел. По каждой выставке работает определенный экономист (см. «Руководство участника выставки»).

Для получения закрывающих документов по выставке (счет-фактура, акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей, договор) представителю фирмы необходимо в период монтажа подписать акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей в Дирекции выставки.

При себе необходимо иметь доверенность (D.01) на право подписи акта, два оригинала договора и инженерную схему в двух экземплярах (если по каким-либо причинам они не были предоставлены ранее).

В случае если доверенность D.01 не оформляется, то представителям компании передаются акты для подписания руководством, и после их получения Дирекцией выставки выдаются закрывающие финансовые документы по выставке.